Previsão de vendas: como prever o fechamento do mês pelo funil

Todo fim de mês traz a mesma pergunta: vamos bater a meta? Sem previsão, a resposta vem no último dia, quando não dá mais para fazer nada. Com previsão, ela vem na segunda semana, quando ainda dá.

Previsão de vendas não é adivinhação nem estatística complicada. Para a maioria das empresas B2B, a melhor previsão sai do próprio funil: das negociações que já existem e de quanto cada etapa costuma fechar. Este artigo mostra a conta com um exemplo, do começo ao fim.

1. Os três jeitos de prever vendas

• Pelo histórico: o mesmo mês do ano passado, ou a média dos últimos meses, com algum ajuste. Serve para o orçamento do ano, mas ignora o que está acontecendo agora.
• Pelo ritmo do mês: o que foi vendido até hoje, projetado para os dias que faltam. É rápido, mas supõe que o resto do mês será igual ao começo.
• Pelo funil: cada negociação aberta vezes a chance de fechar. É o mais útil para o gestor, porque mostra de onde virá cada real.

Os três juntos dizem mais do que qualquer um sozinho. Quando o ritmo e o funil apontam números muito diferentes, alguma coisa merece atenção.

2. A conta da previsão pelo funil

A fórmula cabe numa linha:

previsão = já vendido + soma do valor de cada negociação × chance de fechar da etapa

A chance de cada etapa sai do seu próprio funil de vendas: de cada quatro propostas, quantas viram venda? Das reuniões, quantas chegam à proposta? Quem ainda não tem as próprias taxas pode começar com referências de trabalho, como 1 em cada 4 propostas virando venda e 60% das reuniões virando proposta, e trocar pelas suas assim que tiver três meses de registro.

Veja um exemplo no meio do mês, com essas referências:

A chance da reunião é de 15% porque ela ainda precisa passar por duas etapas: 60% das reuniões viram proposta, e 1 em cada 4 propostas fecha. 60% de 25% dá 15%.

Com meta de R$ 200.000, a previsão pelo funil fica em 88% da meta. Faltam R$ 24.000.

3. Como achar a chance de fechar de cada etapa

A referência ajuda no começo, mas a previsão fica boa mesmo com as taxas da sua empresa. A conta é simples e usa os últimos três meses:

1. Conte quantas propostas foram apresentadas no período e quantas viraram venda. Se foram 40 propostas e 10 vendas, a sua taxa de proposta para venda é de 25%.
2. Faça o mesmo com as reuniões: quantas aconteceram e quantas chegaram à proposta.
3. Multiplique as taxas para achar a chance de cada etapa até a venda, como no exemplo da reunião.

Dois cuidados. Conte só negociações que já tiveram desfecho, ganhas ou perdidas, porque as que ainda estão abertas puxam a taxa para baixo sem motivo. E, se a sua empresa vende produtos de ciclo muito diferente, separe as taxas por produto: misturar uma venda de duas semanas com uma de seis meses deixa a previsão errada para os dois.

4. Piso, provável e teto

Uma previsão só é um número com cara de certeza. Três números contam a história melhor:

• Piso: o que já está vendido. No exemplo, R$ 92.000.
• Provável: a previsão pelo funil. No exemplo, R$ 176.000.
• Teto: o já vendido mais todas as propostas em aberto, se todas fecharem. No exemplo, R$ 332.000.

O teto não é para comemorar. Ele mostra se a meta cabe no funil. Se a meta estiver acima do teto, só um negócio que ainda nem entrou no funil salva o mês.

5. O ritmo do mês como segunda opinião

No exemplo, foram vendidos R$ 92.000 em 13 dos 22 dias úteis. No mesmo ritmo, o mês fecharia em cerca de R$ 155.700.

O funil diz R$ 176.000 e o ritmo diz R$ 155.700. A diferença está nas propostas abertas: o funil supõe que uma em cada quatro vai fechar até o fim do mês. Vale perguntar, proposta por proposta, se a data de decisão do cliente cabe neste mês. Proposta com decisão para o mês que vem sai da conta deste.

Essa revisão cabe na reunião de vendas semanal: cada vendedor confere as próprias propostas, e a previsão é refeita toda segunda-feira.

6. Quando a previsão fica abaixo da meta

No exemplo, faltam R$ 24.000. Com ticket médio de R$ 8.000, são 3 vendas. Para chegar a elas com as mesmas taxas, seriam necessárias:

• 12 propostas, porque 1 em cada 4 vira venda;
• 20 reuniões, porque 60% viram proposta;
• 118 abordagens, usando a referência da RP de 17% de abordagens que viram reunião.

Agora a pergunta que importa: o seu ciclo de venda cabe nos 9 dias úteis que faltam? Em muitas vendas B2B, não cabe. Então a diferença deste mês vem do funil que já existe:

• Propostas abertas: ligue para cada lead e pergunte o que falta para a decisão. Às vezes falta uma informação, um ajuste de prazo ou uma conversa com outra pessoa da empresa.
• Propostas que esfriaram: retome com algo útil, e não com cobrança. Um caso parecido ou uma resposta à dúvida que ficou no ar.
• Reuniões sem proposta: veja quais têm dor e orçamento para virar proposta ainda esta semana.

As abordagens novas enchem o funil do mês que vem.

É aqui que a previsão mostra o seu maior valor. Ela separa o que ainda dá para salvar neste mês do que precisa começar hoje para não faltar no próximo. Sem prospecção constante, todo mês começa do zero, e as vendas previsíveis viram sorte.

7. Os erros que derrubam a previsão

• Funil inflado: negociação parada há meses que ninguém tirou do funil. Defina um prazo: sem contato nesse prazo, ela sai da conta.
• Chance pelo otimismo do vendedor: "esse fecha" não é etapa. Use a taxa da etapa, igual para todos.
• Taxas que ninguém atualiza: revise as taxas a cada trimestre, com os números reais.
• Previsão só no fim do mês: previsão feita no dia 28 é relatório, não previsão.
• Falta de registro: sem a etapa e o valor de cada negociação, não existe conta. Um CRM para pequena empresa resolve isso com pouco esforço.

8. Como montar a sua previsão em 15 minutos

1. Liste as negociações abertas, com etapa e valor.
2. Tire as que não têm chance de decisão ainda este mês.
3. Multiplique o valor de cada etapa pela taxa dela.
4. Some o que já foi vendido.
5. Compare com a meta e com o ritmo do mês.
6. Se faltar, decida o que acelerar no funil atual e quantas abordagens novas começam esta semana.

Para fazer a conta sem planilha, use a calculadora de previsão de vendas: você informa a meta, o já vendido e o valor em cada etapa e vê o piso, a previsão provável, o teto, o ritmo do mês e o que falta para a meta.

Perguntas frequentes