Plano de vendas: modelo pronto para os próximos 90 dias

1. Meta não é plano

Todo começo de trimestre tem a mesma reunião. A meta é anunciada, a equipe acena com a cabeça, alguém diz que "agora vai" e cada um volta para a mesa fazendo exatamente o que fazia antes. Noventa dias depois, a meta não veio, e ninguém sabe dizer em que semana ela escapou.

O problema não é a meta. É que meta, sozinha, é só um número que se deseja. O plano de vendas é o que transforma esse número em trabalho: quantos contatos por semana, quem faz o quê, o que a equipe precisa aprender e quais números olhar toda segunda-feira para saber se o trimestre está no rumo.

Um plano de vendas não precisa de 40 páginas. Os melhores cabem em duas: uma conta que liga a meta à rotina e um calendário de 90 dias com responsáveis e datas. O resto é enfeite.

Noventa dias é um bom horizonte por três motivos. É curto o bastante para a equipe enxergar o fim e longo o bastante para uma mudança de processo aparecer no resultado. Coincide com o trimestre, que é como a maioria das empresas olha o faturamento. E permite corrigir a rota duas vezes antes do fim, se as revisões forem mensais.

2. As três frentes de um plano de vendas

A RP trabalha com um método de três frentes: Planejamento, Capacitação e Acompanhamento de indicadores. Elas também são um bom jeito de organizar qualquer plano de vendas, porque cada uma responde a uma pergunta diferente.

• Planejamento: aonde queremos chegar e quanto trabalho isso exige?
• Capacitação: a equipe sabe fazer esse trabalho do jeito que ele precisa ser feito?
• Acompanhamento de indicadores: como vamos saber, toda semana, se está funcionando?

Plano que só tem a primeira frente vira planilha bonita que ninguém segue. Plano que só tem a segunda vira treinamento sem meta. E plano sem a terceira só descobre que deu errado no último dia do trimestre. As três juntas formam um ciclo: planeja, capacita, mede e ajusta o plano.

3. Frente 1: Planejamento, da meta à rotina da semana

O planejamento começa pela conta de trás para frente. Você parte da meta e desce o funil até chegar ao número de contatos que a equipe precisa fazer por semana. Para isso, precisa de quatro números: a meta, o ticket médio e as taxas de conversão de cada etapa.

Se você ainda não mede as suas taxas, use referências como ponto de partida e troque pelos seus números assim que tiver dois ou três meses de histórico. As referências usadas aqui são estas:

• 17% das abordagens viram reunião, a referência do método da RP.
• 60% das reuniões viram proposta, uma referência de trabalho.
• 1 em cada 4 propostas vira venda, também uma referência de trabalho.

Com isso, a conta fica assim, para uma meta de R$ 80.000 por mês e ticket médio de R$ 8.000:

Em 90 dias, são 30 vendas, 120 propostas, perto de 200 reuniões e quase 1.200 abordagens. Dividido por 13 semanas e por dois vendedores, dá cerca de 46 abordagens por vendedor por semana, ou 9 por dia útil. Esse é o número que vai para a agenda. Se quiser o passo a passo dessa conta, vale ler sobre quantas prospecções você precisa para bater a meta.

O planejamento ainda define duas coisas que a conta não mostra. A primeira é para quem vender: o perfil de cliente que entra na lista de prospecção do trimestre. A segunda é quem faz o quê: quantas abordagens cada vendedor assume, quem cuida das propostas abertas e quem acompanha os números.

4. Frente 2: Capacitação, o que a equipe precisa saber fazer

Com o número de abordagens definido, a pergunta seguinte é: a equipe consegue fazer esse volume com qualidade? Às vezes a resposta é sim e o plano só precisa de disciplina. Na maioria das vezes, o plano revela um ponto fraco que precisa de treino.

O jeito mais simples de achar esse ponto é olhar as taxas. Se a equipe faz muitas abordagens e marca poucas reuniões, o problema está na abordagem. Se marca reunião e não chega à proposta, está no diagnóstico. Se faz proposta e não fecha, está na negociação. Cada etapa fraca vira um tema de capacitação.

A regra é treinar um tema de cada vez. Um trimestre bem usado tem três temas no máximo, um por mês, começando pela etapa que mais perde vendas. Junto do treino, escreva o jeito certo de fazer no playbook de vendas, para que o que foi aprendido não dependa da memória de quem estava na sala.

Para montar o conteúdo de cada tema, vale ver o que ensinar primeiro num treinamento de vendas para equipe. A lógica é sempre a mesma: explicar, mostrar um exemplo, praticar com casos reais da semana e conferir no número se a etapa melhorou.

5. Frente 3: Acompanhamento de indicadores, o plano visto toda semana

Plano sem acompanhamento vira promessa de começo de trimestre. O acompanhamento é o que faz o plano sobreviver à rotina, e ele acontece em três ritmos.

• Toda semana: abordagens feitas, reuniões marcadas e propostas enviadas, por vendedor, comparados com o número do plano. São os números que avisam cedo.
• Todo mês: vendas, faturamento e as taxas de cada etapa. É quando você troca as referências pelos seus números reais e refaz a conta.
• No fim dos 90 dias: o que funcionou, o que não funcionou e o que entra no plano seguinte.

O momento certo para olhar os números da semana é a reunião de vendas de segunda-feira. Quinze ou vinte minutos bastam se cada vendedor chega com os números prontos e a conversa vai direto para onde o plano saiu do rumo.

Escolha poucos números. Cinco indicadores de vendas bem acompanhados valem mais que um painel com vinte que ninguém abre. E combine antes o que acontece quando um número fica abaixo do plano por duas semanas seguidas: mais abordagens, um treino específico ou uma conversa individual.

6. O plano de 90 dias, mês a mês

Juntando as três frentes, o trimestre fica assim:

Mês 1: arrumar a base

• Planejamento: fechar a conta da meta, dividir as abordagens por vendedor e montar a lista de empresas do primeiro mês.
• Capacitação: treinar a etapa mais fraca do funil e escrever o jeito certo no playbook.
• Acompanhamento: começar a registrar os números da semana, mesmo que a planilha ainda seja simples.

Mês 2: ganhar ritmo

• Planejamento: completar a lista do segundo mês e revisar o perfil de cliente com o que o primeiro mês ensinou.
• Capacitação: segundo tema de treino, na etapa que o mês 1 mostrou como gargalo.
• Acompanhamento: trocar as taxas de referência pelas taxas reais e refazer a conta do restante do trimestre.

Mês 3: medir e ajustar

• Planejamento: concentrar esforço nas propostas abertas e nos leads mais quentes para fechar o trimestre.
• Capacitação: terceiro tema ou reforço do primeiro, conforme os números.
• Acompanhamento: balanço dos 90 dias e rascunho do próximo plano, com a meta e as taxas atualizadas.

7. Os erros que derrubam o plano no meio do caminho

• Meta sem conta. A meta é definida pelo desejo do dono e ninguém calcula quantas abordagens ela exige. Na terceira semana, a equipe descobre que o número é impossível com a agenda que tem.
• Plano na gaveta. O documento é feito no primeiro dia e só é aberto no último. Sem a revisão de segunda-feira, o plano não muda nada.
• Treinar tudo ao mesmo tempo. Cinco temas no mesmo mês não deixam nenhum assentar. Um por vez, começando pelo gargalo.
• Taxas de outra empresa para sempre. Referência serve para começar. A partir do segundo mês, quem manda são os seus números.
• Ninguém responsável. Se cada frente não tem um nome ao lado, cada uma fica para depois.

Perguntas frequentes